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adhandbuch:durchwahlen:fax [21.02.2023 16:43] – richard.neubertadhandbuch:durchwahlen:fax [13.09.2024 12:46] (aktuell) – Externe Bearbeitung 127.0.0.1
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-<WRAP hide>{{tag>[gui:Admin-Client Berechtigung Gruppe func func:Fax]}}</WRAP>+<WRAP hide>{{tag>red:newgui red:proof}}</WRAP> 
 +<WRAP>{{tag>gui:Admin-Client func:Berechtigungen func:Fax}}</WRAP> 
 +<WRAP 1100px>
  
 +<WRAP info>**Versionshinweis:**\\ Dieser Artikel wurde für [[:release:ucware6|UCware 6.2]] überarbeitet. Die Vorgängerversion finden Sie [[:archiv:6_1:adhandbuch:durchwahlen:fax|hier]].</WRAP>
  
-====== Faxnummern und -berechtigungen einrichten ====== 
  
-In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Faxnummern erstellen und den Benutzern des UCware Servers die zugehörigen Berechtigungen erteilen. Die jeweiligen Benutzer erhalten damit die Möglichkeit, Faxe in ihrem UCware UCC-Client zu senden und zu empfangen und herunterzuladen.+====== Faxfunktionen einrichten ======
  
 +Der UCware Server unterstützt das Senden und Empfangen von Faxen über entsprechende Geräte oder direkt am Rechner. Der UCC-Client bietet zu diesem Zweck ein eigenes Modul, mit dem sich die gewünschten Dokumente [[benutzerhandbuch:fax:senden|hoch-]] bzw. [[benutzerhandbuch:fax:empfangen|herunterladen]] lassen.
  
-===== Grundlagen =====+<WRAP tip>**Hinweis:**\\ Für den Versand im Client eignen sich ausschließlich PDF-Dateien − idealerweise DIN A4 in schwarz-weiß, ohne Graustufen.</WRAP>
  
-{{:adhandbuch:administration:gruppenberechtigung_exklusive_faxberechtigung_konfiguriert_und_markiert.png?direct|}} 
  
-Am Fax-Management des UCware Servers sind zwei Typen von Gruppen beteiligt: 
  
-  * **Faxgruppen**, die jeweils aus einer oder mehreren Faxnummern bestehen. +===== Grundlagen =====
-  * **Benutzergruppen**, die jeweils aus einem oder mehreren Mitgliedern bestehen.+
  
-Um das Fax-Management einzurichten, weisen Sie einer Benutzergruppe unter{{:adhandbuch:menuepunkt_administration_alpha.png?direct|}}**Benutzer & Gruppen > Gruppen** die Berechtigung **fax** in Bezug auf die zugehörige Faxgruppe zu. +==== Fax-Berechtigung ====
-Die Mitglieder der Benutzergruppe können im UCware UCC-Client auf die Detailseite{{:adhandbuch:administration:screenshot_schaltflaeche_fax_management.png?direct|}}**Fax-Management** zugreifen und dort Faxe über die Nummer der Faxgruppe senden und empfangen:+
  
-[{{:adhandbuch:administration:fax_beispiel_benutzersicht.png?direct|**Fax-Management aus Benutzersicht im UCware UCC-Client**}}]\\+Benutzer können auf das{{:benutzerhandbuch:leistenicon_fax.png?nolink|}}**Fax-Management** des UCC-Clients zugreifen, wenn Sie die [[adhandbuch:benutzer_gruppen:gruppen:allg|Berechtigung]] ''fax'' über mindestens eine Fax-Gruppe ausüben:
  
-<WRAP tip 70%>**Datenschutzhinweis:**\\ Gesendete und empfangene Faxe werden **allen** Benutzern innerhalb der jeweiligen Gruppe angezeigt. Um exklusive Faxberechtigungen für Einzelpersonen einzurichten, erstellen Sie eine Gruppe pro Benutzer.</WRAP>+<WRAP box lo justify> 
 +<WRAP half column>{{:adhandbuch:benutzer_gruppen:ac_fax_erteilen.png?direct|}}</WRAP> 
 +<WRAP half column>{{:adhandbuch:benutzer_gruppen:uccc_fax_absendenummern.png?direct|}}</WRAP> 
 +Mitglieder der Benutzergruppe //Kundenbetreuer// (links) sind berechtigt für die Fax-Anschlüsse 401 und 403 der Gruppe //Faxe Verwaltung// (rechts). 
 +</WRAP>
  
 +Zur Einrichtung eines Fax-Anschlusses müssen Sie diesen [[#Schritt für Schritt|erstellen]] und einer [[adhandbuch:benutzer_gruppen:gruppen:allg|Gruppe vom Typ Fax]] zuweisen. Anschließend müssen Sie einer oder mehreren Benutzergruppen die Berechtigung ''fax'' für die Faxgruppe [[adhandbuch:benutzer_gruppen:gruppen:allg|erteilen]].
  
-===== Schritt für Schritt ===== 
  
-==== Faxnummer erstellen ====+==== Eigenschaften von Fax-Anschlüssen ====
  
-Um eine Faxberechtigung einzurichten, erstellen Sie zunächst die gewünschten Faxnummern auf dem UCware Server.+Im Admin-Client können Sie Fax-Anschlüsse unter{{:adhandbuch:ac_leistenicon_durchwahlen.png?nolink|}}**Durchwahlen > Fax** erstellen oder zur Bearbeitung aufrufen.
  
-Gehen Sie dazu wie folgt vor:+Dabei können Sie die folgenden Eigenschaften konfigurieren:
  
-  - Rufen Sie die Übersichtsseite{{:adhandbuch:menuepunkt_durchwahlen_alpha.png?direct|}}**Durchwahlen > Fax** auf. +<WRAP lo> 
-  - Rufen Sie mit {{:adhandbuch:administration:button_pluszeichen_rund.png?direct|}} die Detailseite **Fax erstellen** auf. \\ [{{:adhandbuch:administration:fax_erstellen_pflichangaben_mit_beispieldaten.png?direct|**Beispielkonfiguration**}}]\\ +|< 850px 250px - >| 
-  - Geben Sie unter **Nebenstelle** eine verfügbare interne Rufnummer zum Senden und Empfangen von Faxen ein. +^  Eigenschaften                                                          ^  Beschreibung                                                                                                                                                                                              ^ 
-  - Geben Sie unter **Name** eine Bezeichnung für die Anzeige der Faxnummer im UCC- und Admin-Client ein. +|  {{:adhandbuch:durchwahlen:ac_fax_feld_nebenstelle.png?nolink}}               | interne Fax-Nummer                                                                                                                                                                                   | 
-  - Geben Sie unter **TSI** die vollständige Faxnummer mit Länder- und Ortskennzahl ein. +|  {{:adhandbuch:durchwahlen:ac_fax_feld_name.png?nolink}}                      | Anzeigename des Fax-Anschlusses im UCC- und Admin-Client                                                                                                                                             | 
-  - Geben Sie bei Bedarf eine **Kopfzeile** für gesendete Faxe dieser Nummer ein. +|  {{:adhandbuch:durchwahlen:ac_fax_feld_tsi.png?nolink}}                       | vollständige Fax-Nummer mit Länder- und Ortskennzahl                                                                                                                                                 | 
-  - Weisen Sie der Faxnummer bei Bedarf eine E-Mail-Adresse zu. +|  {{:adhandbuch:durchwahlen:ac_fax_feld_kopfzeile.png?nolink}}                 | frei wählbarer Text für die Kopfzeile jeder gesendeten Seite                                                                                                                                         | 
-  - Um **Sendeberichte** für diese Faxnummer im UCware UCC-Client anzubieten, setzen Sie die zugehörige Schaltfläche auf **aktiv:** {{:adhandbuch:schalter_ein_alpha.png?direct|}} +|  {{:adhandbuch:durchwahlen:ac_fax_feld_e_mail.png?nolink}}                    | E-Mail-Adresse für den Fax-Anschluss                                                                                                                                                                 | 
-  - Um Faxe dieser Nummer automatisch in einem Netzwerkordner zu speichern, setzen Sie die zugehörige Schaltfläche auf **aktiv:** {{:adhandbuch:schalter_ein_alpha.png?direct|}} \\ \\ <WRAP tip 70%>**Hinweis:**\\ Der Pfad für die Netzwerkfreigabe lautet standardmäßig ''/var/spool/ucware/fax_share''. Um ihn bei Bedarf anzupassen, ändern Sie im [[intern:redaktion:inarbeit:kvs:leer|Key-Value-Store]] den Wert zum Schlüssel ''smb_share''.</WRAP> +|  {{:adhandbuch:durchwahlen:ac_fax_feld_sendebericht_erzeugen.png?nolink}}     | Sendebericht im UCC-Client als PDF-Download anbieten.\\ <wrap tip>Der Bericht enthält jeweils die Versanddaten und die erste Seite der gesendeten Faxe.</wrap>                                       | 
-  - Um die Einstellungen zu übernehmen und zur Übersichtsseite **Fax** zurückzukehren, klicken Sie auf {{:adhandbuch:button_speichern_blau_alpha.png?direct|}}. +|  {{:adhandbuch:durchwahlen:ac_fax_feld_in_dateifreigabe_ablegen.png?nolink}}  | Empfangene Faxe zusätzlich unter ''/var/spool/ucware/fax_share'' ablegen.\\ <wrap tip>Das Verzeichnis lässt sich im [[adhandbuch:system:kvs:bearbeiten#smb_share|Key-Value-Store]] anpassen.</wrap>  | 
-Wiederholen Sie diese Vorgehensweise bei Bedarf für weitere Faxnummern.+</WRAP>
  
 +===== Schritt für Schritt =====
  
-==== Faxgruppe erstellen ====+==== Fax-Anschluss erstellen ====
  
-Um im nächsten Schritt eine Faxgruppe zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:+<WRAP group> 
 +<WRAP column 500px>{{:adhandbuch:benutzer_gruppen:ac_fax_erstellen.png?direct|}}</WRAP> 
 +<WRAP column 550px>Um einen Fax-Anschluss zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 
 +<WRAP outdent> 
 +  - Rufen Sie die Fax-Übersicht auf:\\ \\ <wrap lo>{{:adhandbuch:ac_leistenicon_durchwahlen.png?nolink|}}**Durchwahlen > Fax**</wrap>\\ \\ 
 +  - Klicken Sie auf {{:adhandbuch:ac_button_plus_blau.png?nolink|}}.\\ \\ 
 +  - Bearbeiten Sie die Eigenschaften des Fax-Anschlusses anhand der Tabelle unter [[#Eigenschaften von Fax-Anschlüssen]].\\ \\ <wrap lo>Funktionsfähige Fax-Anschlüsse müssen mindestens einer **Gruppe** angehören. Im gleichnamigen Widget können Sie den neuen Fax-Anschluss bei Bedarf einer vorhandenen Gruppe zuweisen.\\ \\ Um stattdessen eine neue Fax-Gruppe einzurichten, lesen Sie die beiden nächsten Abschnitte.</wrap>\\ \\ 
 +  - Übernehmen Sie die Einstellungen mit {{:adhandbuch:ac_button_erstellen.png?nolink|}}. 
 +</WRAP> 
 +</WRAP> 
 +</WRAP>
  
-  - Rufen Sie die Übersichtsseite{{:adhandbuch:menuepunkt_administration_alpha.png?direct|}}**Benutzer & Gruppen > Gruppen** auf. 
-  - Rufen Sie mit {{:adhandbuch:administration:button_pluszeichen_rund.png?direct|}} die Detailseite **Gruppe erstellen** auf. \\ [{{:adhandbuch:administration:faxgruppe_erstellen_pflichangaben_mit_beispieldaten.png?direct|**Beispielkonfiguration**}}] 
-  - Geben Sie einen **systeminternen Namen** und einen **Titel für die Anzeige** der Gruppe im Admin- und UCC-Client ein. 
-  - Wählen Sie unter **Typ** den Eintrag **Fax**. 
-  - Um die Einstellungen zu übernehmen und zur Übersichtsseite **Gruppen** zurückzukehren, klicken Sie auf {{:adhandbuch:button_speichern_blau_alpha.png?direct|}}. 
  
 +==== Faxgruppe erstellen ====
  
-==== Faxnummern zuweisen ====+<WRAP group> 
 +<WRAP column 500px>{{:adhandbuch:benutzer_gruppen:ac_fax-gruppe_erstellen.png?direct|}}</WRAP> 
 +<WRAP column 550px>Um eine Faxgruppe zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:<WRAP outdent> 
 +  - Rufen Sie die Gruppenübersicht auf:\\ \\ <wrap lo>{{:adhandbuch:ac_leistenicon_durchwahlen.png?nolink|}}**Benutzer & Gruppen > Gruppen**.</wrap>\\ \\ 
 +  - Klicken Sie auf {{:adhandbuch:ac_button_plus_blau.png?nolink|}}.\\ \\ 
 +  - Geben Sie einen **Titel** für die Anzeige der Gruppe im UCC- und Admin-Client sowie einen systeminternen **Namen** ein.\\ \\ 
 +  - Wählen Sie unter **Typ** den Eintrag **Fax**.\\ \\ 
 +  - Übernehmen Sie die Einstellungen mit {{:adhandbuch:ac_button_erstellen.png?nolink|}}. 
 +</WRAP> 
 +</WRAP> 
 +</WRAP>
  
-Wenn Sie eine Faxgruppe erstellt haben, weisen Sie dieser die gewünschten Mitglieder zu. 
  
-Gehen Sie dazu wie folgt vor:+==== Fax-Anschluss zuweisen ====
  
-  - Klicken Sie unter{{:adhandbuch:menuepunkt_administration_alpha.png?direct|}}**Benutzer & Gruppen > Gruppen** auf den Titel der neu erstellten Faxgruppe. \\ {{:adhandbuch:administration:gruppen_widget_fax.png?direct|}} +<WRAP group> 
-  - Klicken Sie im Widget **Fax** auf {{:adhandbuch:schaltflaeche_stift_alpha.png?direct|}}. \\ {{:adhandbuch:administration:fax_gruppendetails_auswahlseite_fax.png?direct|}}  +<WRAP column 500px>{{:adhandbuch:benutzer_gruppen:ac_fax-gruppe_mitglieder.png?direct|}}</WRAP> 
-  - Setzen Sie auf der Auswahlseite je einen Haken in den Zeilen der gewünschten Faxnummern. +<WRAP column 550px>Um einer Faxgruppe Mitglieder zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:<WRAP outdent> 
-  - Übernehmen Sie die Einstellungen mit {{:adhandbuch:button_speichern_blau_alpha.png?direct|}}. +  - Rufen Sie die Gruppenübersicht auf:\\ \\ <wrap lo>{{:adhandbuch:ac_leistenicon_benutzer_gruppen.png?nolink|}}**Benutzer & Gruppen > Gruppen**.</wrap>\\ \\ 
- +  - Rufen Sie mit {{:adhandbuch:ac_button_stift_blau.png?nolink|}} die gewünschte Gruppe auf.\\ \\ 
-**Alternativ** weisen Sie die Mitglieder einzeln zu: +  - Klicken Sie unter **Fax** auf{{:adhandbuch:schaltflaeche_stift_alpha.png?nolink|}}.\\ \\ 
-  +  - Setzen Sie in der Mitglieder-Übersicht einen Haken vor allen gewünschten Fax-Anschlüssen.\\ \\ 
-  - Klicken Sie unter{{:adhandbuch:menuepunkt_durchwahlen_alpha.png?direct|}}**Durchwahlen > Fax** auf den Namen der gewünschten Faxnummer. \\ {{:adhandbuch:administration:fax_widget_gruppen.png?direct|}} +  - Übernehmen Sie die Einstellungen mit {{:adhandbuch:ac_button_speichern.png?nolink|}}. 
-  - Klicken Sie im Widget **Gruppen** auf {{:adhandbuch:schaltflaeche_stift_alpha.png?direct|}}. \\ {{:adhandbuch:administration:fax_faxdetails_auswahlseite_gruppe.png?direct|}} +</WRAP> 
-  - Setzen Sie auf der Auswahlseite den Haken in der Zeile der gewünschten Faxgruppe. +</WRAP> 
-  - Übernehmen Sie die Einstellung mit {{:adhandbuch:button_speichern_blau_alpha.png?direct|}}. +</WRAP>
- +
-==== Benutzergruppe erstellen ==== +
- +
-Wenn Sie der Faxgruppe die gewünschten Mitglieder zugewiesen haben, erstellen Sie die Benutzergruppe, die Berechtigungen dafür erhalten soll. +
- +
-<WRAP tip 70%>**Hinweis**\\ Alternativ erteilen Sie die Berechtigung einer vorhandenen Benutzergruppe. Dies ist empfehlenswert, wenn die Mitglieder dieser Gruppe weitere Funktionen des UCware Servers gleichberechtigt nutzen. Überspringen Sie in diesem Fall den folgenden Abschnitt und fahren Sie fort mit den Anweisungen unter [[#Berechtigung erteilen|]].</WRAP> +
- +
-Um eine Benutzergruppe zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: +
- +
-  - Rufen Sie die Übersichtsseite{{:adhandbuch:menuepunkt_administration_alpha.png?direct|}}**Benutzer & Gruppen > Gruppen** auf. +
-  - Rufen Sie mit {{:adhandbuch:administration:button_pluszeichen_rund.png?direct|}} die Detailseite **Gruppe erstellen** auf. \\ [{{:adhandbuch:administration:fax_benutzergruppe_erstellen.png?direct|**Beispielkonfiguration**}}]\\ +
-  - Geben Sie einen **systeminternen Namen** und einen **Titel für die Anzeige** der Gruppe auf der Benutzeroberfläche ein. +
-  - Wählen Sie unter **Typ** den Eintrag **Benutzer**. +
-  - Um die Einstellungen zu übernehmen und zur Übersichtsseite **Gruppen** zurückzukehren, klicken Sie auf {{:adhandbuch:button_speichern_blau_alpha.png?direct|}}.+
  
  
 ==== Berechtigung erteilen ==== ==== Berechtigung erteilen ====
-Wenn Sie eine Benutzergruppe erstellt haben, erteilen Sie ihr die Berechtigung **fax**. 
- 
-Gehen Sie dazu wie folgt vor: 
- 
-  - Klicken Sie unter{{:adhandbuch:menuepunkt_administration_alpha.png?direct|}}**Benutzer & Gruppen > Gruppen** auf den Titel der Benutzergruppe. \\ {{:adhandbuch:administration:fax_berechtigung_zuweisen.png?direct|}} 
-  - Klicken Sie im Widget **Berechtigungen der Gruppe** ins Feld **Berechtigung** und wählen Sie im Drop-down-Menü den Eintrag **fax**. 
-  - Klicken Sie ins Feld **Auf Gruppe** und wählen Sie im Drop-down-Menü die neu erstellte Faxgruppe. 
-  - Um der Gruppe die Berechtigung hinzuzufügen, klicken Sie auf{{:adhandbuch:schaltflaeche_plus_schwarz_alpha.png?direct|}}. 
-  - Übernehmen Sie die Einstellungen mit {{:adhandbuch:button_speichern_blau_alpha.png?direct|}}. 
- 
- 
-==== Benutzer zuweisen ==== 
- 
-Wenn Sie die Benutzergruppe erstellt und die Berechtigung **fax** erteilt haben, weisen Sie der Gruppe konkrete Benutzer zu. 
- 
-Gehen Sie dazu wie folgt vor: 
- 
-  - Klicken Sie unter{{:adhandbuch:menuepunkt_administration_alpha.png?direct|}}**Benutzer & Gruppen > Gruppen** auf den Titel der gewünschten Gruppe. \\ {{:adhandbuch:administration:gruppenberechtigung_abwurfschaltung_gruppenmitglieder_zuweisen.png?direct|}} 
-  - Klicken Sie im Widget **Benutzer** auf {{:adhandbuch:schaltflaeche_stift_alpha.png?direct|}}. \\ {{:adhandbuch:administration:fax_gruppendetails_auswahlseite_benutzer.png?direct|}} 
-  - Setzen Sie auf der Auswahlseite je einen Haken in den Zeilen der gewünschten Benutzer. 
-  - Übernehmen Sie die Einstellungen mit {{:adhandbuch:button_speichern_blau_alpha.png?direct|}}. 
  
-**Alternativ** weisen Sie der Gruppe die Benutzer einzeln zu: +<WRAP important>**Datensicherheit:**\\ Alle Personen mit Zugriff auf eine Fax-Nummer können die zugehörigen Faxe und Versandaufträge im UCC-Client anzeigen und löschen. </WRAP>
-  +
-  - Klicken Sie unter{{:adhandbuch:menuepunkt_administration_alpha.png?direct|}}**Benutzer & Gruppen > Benutzer** auf den Namen des gewünschten Benutzers. \\ {{:adhandbuch:administration:fax_benutzerdetails_gruppen.png?direct|}} +
-  - Klicken Sie im Widget **Gruppen** auf {{:adhandbuch:schaltflaeche_stift_alpha.png?direct|}}. \\ {{:adhandbuch:administration:fax_benutzerdetails_auswahlseite_gruppen.png?direct|}} +
-  - Setzen Sie auf der Auswahlseite den Haken in der Zeile der gewünschten Gruppe. +
-  - Übernehmen Sie die Einstellung mit {{:adhandbuch:button_speichern_blau_alpha.png?direct|}}.+
  
 +<WRAP group>
 +<WRAP column 500px>{{:adhandbuch:benutzer_gruppen:ac_fax_erteilen.png?direct|}}</WRAP>
 +<WRAP column 550px>Um Benutzer für einen Fax-Anschluss zu berechtigen, gehen Sie wie folgt vor:<WRAP outdent>
 +  - [[adhandbuch:benutzer_gruppen:gruppen:allg#Gruppe erstellen|Erstellen]] Sie eine Gruppe vom Typ **Benutzer**.\\ \\ Alternativ verwenden Sie eine vorhandene Gruppe.\\ \\
 +  - [[adhandbuch:benutzer_gruppen:gruppen:allg#Mitglieder oder Inhalte zuweisen|Weisen]] Sie dieser Gruppe den/die gewünschten Benutzer zu.\\ \\
 +  - [[adhandbuch:benutzer_gruppen:gruppen:allg#Berechtigung erteilen|Erteilen]] Sie der Benutzergruppe die Berechtigung ''fax'' für die gewünschte Faxgruppe.\\ \\
 +  - Übernehmen Sie die Einstellungen mit {{:adhandbuch:ac_button_speichern.png?nolink|}}.
 +</WRAP>
 +</WRAP>
 +</WRAP>
  
 +Nach einem Reload des UCC-Clients sind die [[benutzerhandbuch:fax:sitemap|Faxfunktionen]] für berechtigte Benutzer verfügbar.
  
  
 +</WRAP>