Outlook-Anbindung mit TSP

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Telefon-Funktionen Ihres UCware Servers in Microsoft Outlook integrieren und benutzen.

Ab Version 5.0 des UCware Servers steht dafür der UCware Telephony Service Provider (TSP) zur Verfügung. Dieser ersetzt das UCware Outlook Add-In, das nicht mehr weiterentwickelt wird.

Nach der Installation des UCware TSP können Sie Anrufe bequem über Outlook starten – selbst wenn der UCC-Client nicht auf Ihrem Arbeitsplatzrechner installiert ist.

Dieser Artikel richtet sich an System-Administratoren und Endanwender bei Partnern und Endkunden der UCware GmbH.

Um die Telefon-Funktionen Ihres UCware Servers in Outlook zu integrieren, müssen Sie diesen einmalig an die Outlook-Installation des jeweiligen Benutzers anbinden. Installieren und konfigurieren Sie dazu den UCware Telephony Service Provider (TSP) wie in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Um einen schnellen und reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, bereiten Sie die Installation wie folgt vor:

• Lesen Sie die diesen Artikel vollständig, bevor Sie mit der Installation beginnen.

• Stellen Sie sicher, dass Ihr UCware Server erreichbar ist.

• Wenn Ihre UCware vor dem Update auf Version 5 weder für das TAPI noch für das Outlook Add-In lizensiert war, kontaktieren Sie vorab unseren Vertrieb für den Erwerb eines neuen Lizenzschlüssels.
  
  
  • Laden Sie den neuen Lizenzschlüssel in diesem Fall unter System > Lizenz > Lizenz hochladen im UCware Server hoch.

• Aktivieren Sie auf dem UCware Server unter Administration > Lizenzverwaltung die Option TAPI/Outlook für den jeweiligen Benutzer.

• Stellen Sie sicher, dass der jeweilige Benutzer an einem Tischtelefon angemeldet ist.

• Halten Sie die folgenden Daten bereit:
  
  
  • IP-Adresse Ihres UCware Servers
    
    
  • API-Port Ihres UCware Servers (http: 80, https: 443)
    
    
  • Benutzername, an dessen Outlook-Installation der UCware Server angebunden werden soll
    
    
  • Passwort des Benutzers

• Laden Sie den Setup-Assistenten für den UCware TSP von unserem Portal herunter:
  
  https://portal.ucware.com/software.html.

Um den UCware TSP zu installieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Führen Sie die heruntergeladene Setup-Datei per Doppelklick aus.
   Ein neues Fenster mit dem Setup-Assistenten öffnet sich:
   
   
   
   
2. Wenn Sie die Lizenzvereinbarungen gelesen und akzeptiert haben, klicken Sie auf Weiter.
   Im Setup-Assistenten werden das Installationsverzeichnis und der Pfad des Startmenü-Eintrags angezeigt:
   
   
   
   
3. Klicken Sie auf Installieren.
   Der Installationsfortschritt wird angezeigt.
   Nach Abschluss der Installation wird automatisch der Konfigurationsdialog angezeigt:
   
   
   
   
4. Geben Sie die folgenden Daten ein:
   
   
   • IP-Adresse Ihres UCware Servers
     
     
   • API-Port Ihres UCware Servers (http: 80, https: 443)
     
     
   • Benutzername, an dessen Outlook-Installation der UCware Server angebunden werden soll
     
     
   • Passwort des Benutzers
     
     
5. Entfernen Sie ggf. den Haken vor Multiline.
   
   
6. Um die korrekte Anbindung des UCware Servers an die Outlook-TAPI zu überprüfen, klicken Sie auf Verbindung testen.
   Wenn der UCware TSP korrekt installiert und konfiguriert ist, wird die folgende Meldung als Pop-up angezeigt:
   
   
   
   
7. Um die Installation und Konfiguration des UCware TSP abzuschließen, klicken Sie im Pop-up und im Konfigurationsdialog nacheinander auf OK.
   
   
   
   
8. Um den Setup-Assistenten zu schließen, klicken Sie auf Fertigstellen.

Der UCware Telephony Service Provider (TSP) ist nun installiert und konfiguriert. Damit stehen die Telefon-Funktionen des UCware Servers über Outlook zur Verfügung.

Um die Konfiguration des UCware TSP bei Bedarf zu anzupassen, rufen Sie den Setup-Assistenten über das Windows-Startmenü erneut auf.

Wenn Sie den UCware Telephony Service Provider (TSP) installiert und konfiguriert haben, können Sie über Outlook auf die Telefon-Funktionen Ihres UCware Servers zugreifen.

Zuvor müssen Sie einmalig die Wählparameter in Outlook konfigurieren.

Um die Wählparameter in Outlook für Standorte in Deutschland zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie in Outlook die Detailseite Kontakte:
   
   
   
   

   Hinweis:
   Die Anruf-Funktion steht in der Personen-Ansicht der Detailseite nicht zur Verfügung. Um die Seitenansicht zu wechseln, klicken Sie daher im Menüband unter Aktuelle Ansicht auf eine der folgenden Optionen:
   
   

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Kontakt.
   Das Kontext-Menü wird angezeigt:
   
   
   
   
3. Klicken Sie im Kontext-Menü auf den kleinen Pfeil neben Anruf.
   Ein Untermenü wird angezeigt:
   
   
   
   
4. Klicken im Untermenü auf Neuer Telefonanruf…
   Das gleichnamige Fenster wird angezeigt:
   
   
   
   
5. Klicken Sie auf Wählparameter… Das Fenster Telefon und Modem wird angezeigt:
   
   
   
   
6. Klicken Sie auf den Eintrag Eigener Standort und danach auf Bearbeiten…
   Das Fenster Standort bearbeiten wird angezeigt:
   
   
   
   
7. Geben Sie für einen Standort in Deutschland die folgenden Werte ein:
   
   
   • Ortskennzahl: Ihre Ortsvorwahl (ohne vorangestellte Amts-Null)
     
     
   • Amtskennziffer für Ortsgespräche: 0
     
     
   • Amtskennziffer für Ferngespräche: 0
     
     
8. Um die Änderungen zu speichern und zum Fenstern Neuer Telefonanruf zurückzugelangen, klicken Sie in den Fenstern Standort bearbeiten sowie Telefon und Modem jeweils auf OK.

Die Wählparameter in Outlook sind für Ihren Standort konfiguriert.

Über das geöffnete Fenster Neuer Telefonanruf können Sie Ihren ersten Anruf über Outlook starten.

Um einen Kontakt aus Outlook heraus anzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie in Outlook die Detailseite Kontakte:
   
   
   
   

   Hinweis:
   Die Anruf-Funktion steht in der Personen-Ansicht der Detailseite nicht zur Verfügung. Um die Seitenansicht zu wechseln, klicken Sie daher im Menüband unter Aktuelle Ansicht auf eine der folgenden Optionen:
   
   

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, den Sie anrufen möchten.
   Das Kontext-Menü wird angezeigt:
   
   
   
   
3. Klicken Sie im Kontext-Menü auf den kleinen Pfeil neben Anruf.
   Ein Untermenü mit den in Outlook eingetragenen Rufnummern des Kontakts wird angezeigt:
   
   
   
   
4. Klicken Sie auf die Rufnummer, über die Sie den Kontakt anrufen möchten.
   Das Fenster Neuer Telefonanruf wird angezeigt:
   
   
   
   Der ausgewählte Kontakt und seine Ruffnummer sind bereits eingetragen.
   
   
5. Klicken Sie auf Anruf beginnen.
   Ihr Tischtelefon baut die Sprechverbindung auf und zeigt dies mit dem Freiton an.
   
   

   Hinweis:
   Beim Verbindungsaufbau und im Gesprächs können Sie den Hörer bei Bedarf auf dem Telefon belassen. In diesem Fall hören Sie den Freiton bzw. den Gesprächspartner über den Telefon-Lautsprecher.

6. Um den Anruf zu beenden, legen Sie den Hörer auf oder klicken Sie im Fenster Neuer Telefonanruf auf Anruf beenden.

Um eine nicht in Ihren Outlook-Kontakten verzeichnete Rufnummer anzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie in Outlook die Detailseite Kontakte:
   
   
   
   

   Hinweis:
   Die Anruf-Funktion steht in der Personen-Ansicht der Detailseite nicht zur Verfügung. Um die Seitenansicht zu wechseln, klicken Sie daher im Menüband unter Aktuelle Ansicht auf eine der folgenden Optionen:
   
   

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Kontakt.
   Das Kontext-Menü wird angezeigt:
   
   
   
   
3. Klicken Sie im Kontext-Menü auf den kleinen Pfeil neben Anruf.
   Ein Untermenü mit den in Outlook eingetragenen Rufnummern des Kontakts wird angezeigt:
   
   
   
   Wenn Sie bereits Anrufe über Outlook gestartet haben, können Sie die entsprechenden Rufnummern hier unter Erneut wählen mit einem Klick anrufen.
   
   
4. Klicken Sie auf Neuer Telefonanruf.
   Das gleichnamige Fenster wird angezeigt:
   
   
   
   Standardmäßig werden hier der Name und die Rufnummer des zuletzt ausgewählten Kontakts angezeigt.
   
   
5. Klicken Sie ins Feld Rufnummer und geben Sie die gewünschte Rufnummer ein.
   
   

   Hinweis:
   Das Feld Kontakt muss dazu nicht verändert werden. Durch die Eingabe einer neuen Rufnummer werden Ihre in Outlook gespeicherten Kontaktdaten an dieser Stelle nicht verändert.

6. Klicken Sie auf Anruf beginnen.
   Ihr Tischtelefon baut die Sprechverbindung auf und zeigt dies mit dem Freiton an.
   
   

   Hinweis:
   Beim Verbindungsaufbau und im Gesprächs können Sie den Hörer bei Bedarf auf dem Telefon belassen. In diesem Fall hören Sie den Freiton bzw. den Gesprächspartner über den Telefon-Lautsprecher.

7. Um den Anruf zu beenden, legen Sie den Hörer auf oder klicken Sie im Fenster Neuer Telefonanruf auf Anruf beenden.