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Berechtigungsgruppen einrichten
Hinweis:
Berechtigungsgruppen unterscheiden sich von sogenannten Rufannahmegruppen. Lesen Sie dazu bei Bedarf den Artikel Rufannahmegruppen einrichten.
Grundlagen
Der UCware Server verfügt über ein umfangreiches und flexibles Berechtigungsmanagement. Damit lassen sich zentrale Funktionen der Telefonanlage individuell für ausgewählte Benutzer, Warteschlangen und Hosts aktivieren.
An einer aktiven Berechtigung sind stets zwei Gruppen beteiligt:
Berechtigungskonzept für eine Benutzergruppe
Umsetzung des Konzepts im Admin-Client
Träger und Ziel der Berechtigung können dabei auch identisch sein. Dies ist beispielsweise erforderlich, um ein gemeinsames (internes) Telefonbuch für alle Mitglieder einer Benutzergruppe zu erzeugen.
Eine Gruppe kann eine oder mehrere Berechtigungen ausüben. Auf diese Weise lassen sich Berechtigungskonzepte individuell auf die erforderlichen Anwendungsfälle zuschneiden.
Der UCware Server unterscheidet acht Gruppen-Typen, die jeweils auf bestimmte Mitglieder bzw. Inhalte festgelegt sind:
- Hosts*
- Benutzer*
- Warteschlangen*
- Fax(-Anschlüsse)
- Telefone
- Telefonbücher
- Audios
- Module GUI
Prinzipiell eignen sich alle Gruppen als Berechtigungsziel. Als *Träger kommen dagegen nur Gruppen vom Typ Benutzer, Warteschlange oder Host infrage. Zudem erfordern die meisten Berechtigungen in Bezug auf ihre Träger und Ziele je einen bestimmten Gruppen-Typ.
Hinweis:
Einzelheiten dazu finden Sie im Artikel Verfügbare Berechtigungen.
Im Admin-Client können Sie Gruppen manuell erstellen und ihnen passende Mitglieder bzw. Inhalte zuweisen. Davon ausgenommen sind Gruppen vom Typ Host und Module GUI, die nur einmalig während der Installation des UCware Servers erzeugt werden.
Darüber hinaus erstellt und verwaltet der Server die Sammelgruppen All Users, All Faxes usw. Diese enthalten automatisch alle zulässigen Mitglieder des jeweiligen Gruppen-Typs und lassen sich nicht manuell löschen.
Best Practice für Benutzergruppen
Achtung:
Das Ändern oder Löschen der voreingestellten Benutzergruppe Admins kann schwerwiegende Fehlfunktionen der Telefonanlage verursachen.
Die meisten Berechtigungen betreffen Gruppen vom Typ Benutzer. Dabei können die folgenden Probleme auftreten:
- In Gruppen mit zu vielen Berechtigungen steigt die Gefahr, dass Benutzer Zugang zu unerlaubten oder unerwünschten Funktionen erhalten.
- Wenn die einzelnen Berechtigungen auf zu viele Gruppen verteilt sind, steigt dagegen der Verwaltungsaufwand.
Für die Einführung eines effizienten und stabilen Berechtigungskonzepts empfiehlt UCware daher die folgende Vorgehensweise:
- Ermitteln Sie vorab die unterschiedlichen funktionalen Rollen Ihrer Benutzer und die dafür erforderlichen Berechtigungen.
- Erteilen Sie Basisberechtigungen, die alle Nutzer betreffen, über die voreingestellte Gruppe All Users / users.
- Entziehen Sie dieser Gruppe alle spezielle Berechtigungen, die nur bestimmte Benutzer betreffen.
- Legen Sie neue Gruppen so an, dass Sie die vorab ermittelte Rollen- und Rechteverteilung widerspiegeln.
Hinweis:
Vermeiden Sie Gruppen, die sich in Bezug auf ihre Mitglieder und die erteilten Berechtigungen überschneiden. Lagern Sie die betroffenen Mitglieder und Berechtigungen in diesem Fall in eigene Gruppen aus.
In einem optimalen Berechtigungskonzept bleiben die erteilten Gruppen-Berechtigungen langfristig bestehen, sodass Sie bei personellen Veränderungen lediglich einzelne Benutzer zuweisen oder entfernen müssen.
Schritt für Schritt
Gruppe erstellen
Um eine Gruppe zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie die Gruppenübersicht auf:
Benutzer & Gruppen > Gruppen
- Klicken Sie auf
.
- Geben Sie einen Titel für die Anzeige der Gruppe im UCC- und Admin-Client sowie einen systeminternen Namen ein.
- Wählen Sie einen Gruppen-Typ aus.
- Übernehmen Sie die Einstellungen mit
.
Wenn Sie weitere Gruppen als Berechtigungsträger oder -ziel benötigen, wiederholen Sie diese Vorgehensweise.
Mit
können Sie einer Gruppe bereits beim Erstellen die erforderlichen Mitglieder zuweisen. In diesem Fall können Sie den nächsten Abschnitt überspringen.
Mitglieder oder Inhalte zuweisen
Hinweise:
Die Bezeichnung des Mitglieder-Widgets richtet sich nach dem Gruppen-Typ.
Inhalte vom Typ Audio lassen sich nur im UCC-Client zuweisen. Lesen Sie dazu den Artikel Gemeinsame Benutzeransagen einrichten.
Um einer Gruppe Mitglieder oder Inhalte zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie die Gruppenübersicht auf:
Benutzer & Gruppen > Gruppen
- Wählen Sie mit
die gewünschte Gruppe aus.
- Klicken Sie im Mitglieder-Widget auf.
Dies ruft eine Übersicht mit zulässigen Mitgliedern oder Inhalten auf.
- Setzen Sie einen Haken vor alle gewünschten Mitglieder oder Inhalte.
- Übernehmen Sie die Einstellungen mit
.
Hinweis:
Die Mitgliedschaft von Benutzern, Warteschlangen, Telefonen und Faxen lässt sich auch auf deren jeweiliger Detailseite bearbeiten. Klicken Sie dort im Widget Gruppen auf
Berechtigung erteilen
Hinweis:
Ab UCware 5.4 blendet der Admin-Client automatisch alle Berechtigungen aus, die nicht zum Gruppen-Typ des gewählten Trägers passen. Das Gleiche gilt für Zielgruppen, die nicht zur gewählten Berechtigung passen.
Um eine Berechtigung zu erteilen, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie die Gruppenübersicht auf:
Benutzer & Gruppen > Gruppen
- Wählen Sie mit eine Gruppe als Berechtigungsträger aus.
- Klappen Sie das Widget Berechtigungen der Gruppe per Klick aus.
- Wählen Sie die gewünschte Berechtigung aus.
- Wählen Sie unter Auf Gruppe das Berechtigungsziel aus.
Um die Auswahl einzugrenzen, nutzen Sie bei Bedarf den Filter.
- Klicken Sie auf
.
- Für weitere Berechtigungen zu wiederholen Sie Schritt 4 bis 6.
- Übernehmen Sie die Einstellungen mit.